Sforha – Automatyzacja zamknięcia miesiąca z wykorzystaniem generatywnej AI.
Sforha to warszawska firma konsultingowa specjalizująca się w SAP, obsługująca klientów z sektora finansowego, handlu detalicznego i produkcji. Jak w każdej firmie doradczej, jej przychód bierze się z czasu konsultantów — pod warunkiem, że ten czas da się na koniec miesiąca zebrać, potwierdzić i zafakturować.
I właśnie z tym był kłopot. Zamknięcie miesiąca odbywało się ręcznie. Ktoś z back office pisał do każdego konsultanta z osobna, dopytywał o statusy projektów i przepracowane godziny, a potem przepisywał odpowiedzi do systemów ERP i HR. Informacja o tym, co faktycznie zostało zrobione, była rozsypana między skrzynkami pocztowymi, arkuszami i kilkoma systemami naraz. Całość zajmowała pięć dni roboczych, a dane, które z niej wychodziły, bywały niekompletne — co odbijało się na poprawności faktur i terminach ich wystawienia.
Sforha postawiła jeden warunek: żadnego nowego narzędzia, którego konsultanci musieliby się uczyć.
ApexIT zaproponował rozwiązanie oparte na generatywnej AI z Amazon Bedrock i usługach bezserwerowych AWS. Konsultant dostaje zwykłą wiadomość z pytaniem i odpowiada tak, jak odpowiedziałby koledze, a system sam wyciąga z tej odpowiedzi konkretne dane i przekazuje je do systemów firmowych. To jest ta część, której wcześniej nie dało się zautomatyzować — reguły potrafiły sprawdzić, czy pole zostało wypełnione, ale nie potrafiły zrozumieć zdania „domknąłem etap, została dokumentacja”. Za integrację i uruchamianie całego cyklu odpowiadają AWS Lambda, Amazon API Gateway, Amazon DynamoDB i Amazon EventBridge. Wszystko pracuje w regionie eu-central-1 we Frankfurcie, więc dane nie opuszczają Unii Europejskiej — łącznie z zapytaniami kierowanymi do modelu.
Efekt? Zamknięcie miesiąca skróciło się z pięciu dni roboczych do półtora. Kompletność danych wzrosła z 78 do 99 procent, liczba błędów operacyjnych spadła o ponad 60 procent, a firma odzyskała ponad 30 godzin pracy miesięcznie. Rozwiązanie działa produkcyjnie od marca 2025 roku i pozostaje pod opieką ApexIT.
